Quattro locali milanesi — un flagship, due trattorie e un wine bar — gestiti da un unico team operativo. Le prenotazioni arrivavano da telefono, piattaforme OTA-style, DM di Instagram e sito, e venivano inserite tre o quattro volte in tre o quattro sistemi diversi. Il CRM era un foglio Google. In un sabato di pieno servizio, il meccanismo saltava.
I manager passavano più tempo a fare copia-incolla che a presidiare il servizio. Le preferenze degli ospiti restavano nella testa di chi aveva preso la prenotazione. Le visite di ritorno non venivano tracciate. I no-show non venivano richiamati. Compleanni e anniversari passavano inosservati, se non li ricordava un cliente abituale.
Il brief non era 'aggiungere un altro tool' — ne avevano già troppi. Era: un solo workflow, una sola fonte di verità, visibile al team operativo su tutti e quattro i locali, con il lavoro ripetitivo assorbito dall'automazione.
Consolidati tutti e quattro i locali su un unico sistema di prenotazione, con ingestion dei canali da web, telefono e social. Una sola inbox, un solo calendario, un solo set di regole.
Collegato il sistema di prenotazione a un vero CRM. Ogni visita, preferenza e data ricorrente confluisce ora automaticamente — senza inserimento manuale.
Conferma, reminder, verifica delle allergie, feedback post-visita, contatto per anniversari, win-back. L'automazione gestisce il ricorrente; lo staff gestisce le eccezioni.
Analytics cross-venue: coperti, ricavi, tasso di no-show, coorte di visite di ritorno. Il team operativo vede finalmente il gruppo come un sistema, non come una pila di fogli.
Dodici mesi dopo il rollout dell'automazione sull'intero gruppo milanese.